PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V zájmu přehlednosti a srozumitelnosti připravila společnost Elephant Orchestra s.r.o. informace o zpracování osobních údajů pro jednotlivé kategorie subjektů údajů zvlášť.
- Klienti a návštěvníci našich webových stránek
- Smluvní partneři
- Uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci a členové orgánů společnosti
KLIENTI A NÁVŠTĚVNÍCI NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNEK
Tato část obsahuje informace o zpracování osobních údajů pro (potenciální) klienty a návštěvníky našich webových stránek (viz níže).
IDENTIFIKACE SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ – KDO JSME?
Správcem osobních údajů je společnost Elephant Orchestra, s.r.o., IČO: 032 72 974, se sídlem Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 229733 („Elephant Orchestra“).
V některých případech (konkrétně pokud jde o zpracování souborů cookies na webových stránkách www.srovnejto.cz a o analýzy klientského kmene), jsou společnost Elephant Orchestra a její sesterské společnosti (tj. ePojisteni.cz, IČO: 284 80 406, Tarifomat, s.r.o., IČO: 292 83 183, Srovnejto.cz a.s., IČO: 035 14 374) tzv. společnými správci osobních údajů ve smyslu čl. 26 odst. 1 GDPR. Pokud budete mít nějaké připomínky, dotazy či žádosti týkající se zpracování souborů cookies na webových stránkách www.srovnejto.cz, tak Vás žádáme, abyste tyto uplatňovali primárně u společnosti Srovnejto.cz dle pokynů na jejích webových stránkách.
KTERÉ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Údaje klientů související s poptávkou nebo smlouvou- Identifikační údaje – jméno, příjmení, tituly, datum narození, místo bydliště, rodné číslo
- Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční adresa
- Údaje o předmětu Vaší poptávky – typ půjčky, o kterou máte zájem, preference poskytovatele půjčky, rodné číslo, informace o Vašem čistém měsíčním příjmu, výši měsíčních výdajů, zdroji příjmů, informace o tom zda jste či nejste v exekuci, číslo bankovního účtu (v rozsahu dle daného poskytovatele půjčky)
- Nastavení klientské zóny – přihlašovací jméno, heslo
- Záznamy kontaktů – záznam telefonického hovoru, komunikace prostřednictvím SMS a e-mailů
- Identifikační údaje – IP adresa, MAC adresa
- Údaje o preferenci klienta – pohyb na webové stránce (oblast, doba), preference prohlížených produktů
- Kamerové záznamy – kamerový záznam z prostor společnosti Elephant Orchestra (pokud dojde k osobnímu kontaktu na naší centrále)
PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Které právní základy pro zpracování osobních údajů naše společnost používá?
Naše společnost může Vaše osobní údaje zpracovávat pouze pro účely, ke kterým má příslušný právní základ zpracování. Vzhledem k postavení naší společnosti jako zprostředkovatele spotřebitelských úvěrů přichází jako právní základ v úvahu zpracování osobních údajů:
- je-li to nezbytné pro splnění smlouvy uzavřené s Vámi či pro provedení opatření před uzavřením této smlouvy na Vaši žádost;
- je-li to nezbytné pro splnění naší právní povinnosti;
- je-li to nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů („oprávněný zájem“);
- na základě Vašeho souhlasu.
Ke zpracování osobních údajů je tedy potřeba Váš souhlas pouze v případě, že nemáme v rámci daného účelu zpracování jiný právní základ.
Účely, pro které naše společnost osobní údaje zpracovává, lze rozdělit do následujících hlavních okruhů: plnění smlouvy, nabídka produktů na základě poptávky před uzavřením smlouvy, marketing a uchování informací ke sjednanému spotřebitelskému úvěru jako plnění právních povinností naší společnosti jako zprostředkovatele spotřebitelských úvěrů.
Určení právního základu, podle nějž Vaše osobní údaje pro daný účel zpracováváme, je pro Vás důležité, protože na něm závisí rozsah práv, která vůči nám v souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete uplatnit.
Musím Vaší společnosti své osobní údaje poskytnout?
Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám ale Vaše osobní údaje odmítnete poskytnout pro účely zpracování, které mají jiný právní základ zpracování než Váš souhlas, nebude možné, abyste se stal/a naším klientem, protože poskytnutí Vašich osobních údajů pro tyto účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy o spotřebitelském úvěru.
V případě souhlasu se zpracováním osobních údajů je poskytnutí osobních údajů pro účely definované v daném souhlasu vždy zcela na Vaší úvaze. Pokud zvažujete udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, rádi bychom Vás upozornili, že jeho udělení není předpokladem pro zprostředkování spotřebitelského úvěru. Váš souhlas můžete v každém případě kdykoli bezplatně odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
Jak se k mým osobním údajům dostáváte?
Zpracováváme osobní údaje, které:
- jste nám Vy sám sdělil / Vy sama sdělila;
- vznikají v rámci Vaší činnosti na této webové stránce, případně na stránce www.elephant-orchestra.com, www.pujcky.cz, www.srovnejto.cz.
ZA JAKÝMI ÚČELY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
| Účel zpracování: |
Evidence poptávky, zjištění zájmu o spotřebitelský úvěr nebo jiný finanční či nefinanční produkt, resp. zprostředkování možnosti uzavřít spotřebitelský úvěr |
|
Bližší popis: |
Na našich webových stránkách jste vyplnil/a poptávku na spotřebitelský úvěr a projevil/a jste tak zájem o spotřebitelský úvěr nebo jiný finanční produkt (např. pojištění) či nefinanční produkt (např. mobilní tarif či dodávka energií). Na základě takto vyplněné poptávky buď vyplněné údaje předáme poskytovateli nebo zprostředkovateli spotřebitelského úvěru, resp. dané finanční či nefinanční služby, nebo Vám zprostředkujeme možnost uzavřít spotřebitelský úvěr s poskytovatelem spotřebitelského úvěru. Pokud Vám spotřebitelský úvěr zprostředkováváme, jsme povinni ukládat veškerou související komunikaci týkající se zprostředkování daného spotřebitelského úvěru. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Marketing |
|
Bližší popis: |
Pokud jste nám poskytnul/a souhlas s využitím Vašich osobních údajů pro marketingové účely, dovolíme si Vás oslovit s nabídkou spotřebitelských úvěrů a dalších finančních produktů, resp. služeb našich partnerů, což provádíme e-mailem, SMS nebo telefonicky. I pokud jste nám svůj souhlas neposkytnuli, můžeme Vás v rámci našeho oprávněného zájmu kontaktovat s nabídkou spotřebitelského úvěru. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Marketing na základě cookies |
|
Bližší popis: |
Pokud surfujete na našich webových stránkách (viz výše), zpracováváme Vaše údaje zejména pro vylepšování našich webových stránek (sledujeme, které části webu jsou pro Vás přitažlivé, co hledáte a co Vás zajímá). V návaznosti na návštěvu naší webové stránky Vám následně při návštěvě jiných webových stránek zobrazujeme naše reklamní bannery. Detailní informace o námi používaných souborech cookies včetně informací o možnostech, jak je zablokovat najdete na našich webových stránkách vždy v samostatném informačním dokumentu. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Vytváření analytických modelů |
|
Bližší popis: |
Při vytváření analytických modelů používáme data týkající se našich klientů, avšak výsledkem tohoto procesu jsou údaje v souhrnné podobě. Tuto činnost provádíme proto, abychom mohli pružně reagovat na potřeby klientů a trendy a vývoj na trhu a vylepšovat portfolio našich služeb a produktů. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Účetní a daňová agenda |
|
Bližší popis: |
Jako podnikatelský subjekt jsme povinni vést účetní a daňové záznamy v souladu s platnou legislativou. V nezbytně nutné míře pro to můžeme využít i klientské údaje, a to včetně situace, kdy potřebujeme našemu partnerovi odůvodnit námi fakturovanou částku. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zajištění zákaznické spokojenosti (monitoring kvality služeb, přání, reklamace a spory) |
|
Bližší popis: |
Máme zájem poskytovat našim klientům služby na špičkové úrovni. Za tímto účelem provádíme jednak preventivní opatření s cílem zajistit setrvalou kvalitu služeb poskytovaných našimi pracovníky (např. náslechy hovorů, resp. monitoring nahrávek hovorů atd.) a dále také reaktivní opatření v případě, že máte nějaké přání či podnět týkající se našich služeb nebo pokud se v naší vzájemné komunikaci něco pokazí (řešení reklamací a pokud je to nevyhnutelné, řešení sporů). |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Kamerové záznamy |
|
Bližší popis: |
Pokud byste dorazili do našich kanceláří, dojde k zaznamenání Vaší osoby naším kamerovým systémem. Ten provozujeme za účelem ochrany majetku a dat společnosti a zajištění bezpečnosti našich pracovníků. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Spolupráce s orgány dohledu |
|
Bližší popis: |
Na naši činnost dohlíží některé orgány státní správy jako je Česká národní banka, Úřad pro ochranu osobních údajů, Česká obchodní inspekce nebo Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. V rámci požadované součinnosti s těmito orgány může dojít k předání Vašich osobních údajů. Obdobně to platí i pro úřad Finančního arbitra, který ovšem není orgánem dohledu. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Výkon činnosti pověřence pro ochranu osobních údajů a zpracování žádostí subjektů údajů o výkon práv |
|
Bližší popis: |
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je mj. kontaktním místem pro subjekty osobních údajů a v rámci výkonu jeho funkce mu rovněž přísluší monitorování souladu naší společnosti s legislativou ochrany osobních údajů a z tohoto titulu má přístup k námi zpracovávaným osobním údajům. Rovněž jsme povinni zpracovávat osobní údaje v souvislosti se žádostí o výkon práv dle GDPR, kterou případně subjekt údajů podá. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zpracování pošty a oběh dokumentů |
|
Bližší popis: |
Aby naše společnost řádně fungovala, tj. abychom mohli zajistit fungování našich vnitřních postupů a procesů, musíme zajistit oběh dokumentů a informací uvnitř i vně naší společnosti včetně zpracování a evidence odchozí a příchozí korespondence. |
|
Právní základ: |
|
JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Osobní údaje klientů zpracováváme po dobu trvání smlouvy, a dále pak po dobu, po kterou jsme tyto údaje povinni uchovávat podle obecně závazných právních předpisů a dále je pak uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním nebo správním řízení.
Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou jste nám souhlas udělil/a, resp. do okamžiku, než svůj souhlas odvoláte.
V souladu se zásadou minimalizace dat zpracováváme vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebujeme pro daný účel a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, resp. anonymizovány.
JSOU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY V ZAHRANIČÍ?
V rámci Evropského hospodářského prostoru („EHP“) platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.
V některých případech se může stát, že naši dodavatelé osobní údaje zpracovávají ve třetích zemích (tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků.
S KÝM VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?
Obecně řečeno je příjemcem osobních údajů každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny. Dle povahy situace tedy příjemcem osobních údajů může být buď jiný správce osobních údajů (sám určuje účely a prostředky zpracování těchto osobních údajů) nebo zpracovatel osobních údajů (zpracovává osobní údaje pro správce osobních údajů).
Společnost Elephant Orchestra sdílí Vaše osobní údaje s níže uvedenými poskytovateli finančních produktů, podle projeveného zájmu o druh finančního produktu. Tito poskytovatelé vystupují v pozici samostatných správců osobních údajů. Vaše osobní údaje zásadně nesdílíme s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byla povinna či oprávněna na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo byste nám k němu udělili souhlas.
Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, které Elephant Orchestra spravuje, vždy pečlivě prověřujeme a dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.
Poskytovatelé finančních produktů – seznam poskytovatelů najdete zde.
- nebankovní poskytovatelé úvěrů
- zprostředkovatelé úvěrů
- banky
Vyplněním poptávky o finanční produkt prohlašujete, že jste se seznámil s podmínkami zpracování osobních údajů na webových stránkách těchto společností.
Sesterské společnosti Elephant Orchestra
- ePojisteni.cz s.r.o., IČO: 28480406,
- Tarifomat, s.r.o., IČO: 292 83 183,
- Srovnejto.cz a.s., IČO: 035 14 374.
Poskytovatelé služeb
- Marketingové společnosti,
- Účetní společnosti,
- Auditorské společnosti,
- Společnosti poskytující právní služby,
- Společnosti zabývající se personalistikou a vzděláváním,
- Společnosti poskytující IT služby,
- Společnosti zabývající se internetovým marketingem,
- Společnosti zabývající se vývojem, prodejem a servisem marketingových systémů,
- Společnosti zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů,
- Společnosti zabývající se vývojem webových a mobilních aplikací,
- Společnosti poskytující služby online komunikace.
Poskytovatel finančních produktů, kterému Elephant Orchestra poskytne Vaše údaje, které jste vyplnil do poptávky (dále jen „Poskytovatel“), použije tyto údaje k předběžnému posouzení, zda splňujete podmínky pro uzavření smlouvy o poskytnutí finančního produktu, o nějž jste projevil/a zájem. Za tímto účelem může Poskytovatel předané údaje použít k nahlížení do příslušných registrů a databáz (např. registr SOLUS, Nebankovní registr klientských informací, Bankovní registr klientských informací, Centrální evidence exekucí provozovaná Exekutorskou komorou České republiky, databáze Ministerstva vnitra České republiky pro ověření platnosti osobních dokladů, Insolvenční rejstřík zřízený Ministerstvem spravedlnosti České republiky, katastr nemovitostí) a do svého interního systému i bez souhlasu subjektu údajů z důvodu posouzení úvěruschopnosti v souladu se zákonem č. 257/2016 Sb. zákon o spotřebitelském úvěru, ve znění pozdějších předpisů. Berete na vědomí, že s cílem zefektivnit a zjednodušit proces žádosti o poskytnutí finanční služby může Poskytovatel Vaše osobní údaje, které získá od Elephant Orchestra, předvyplnit do vlastního elektronického formuláře sloužícího k pokračování v žádosti o finanční produkt, a to v závislosti na technických a organizačních možnostech Elephant Orchestra a Poskytovatele. Poskytovatel může po obdržení údajů od Elephant Orchestra a po předběžném posouzení žadatele zvolit za účelem pokračování v žádosti také možnost Vašeho telefonického kontaktování. Při předběžném posouzení může dojít k profilování subjektu pro posouzení úvěrového rizika a pro předcházení a odhalování podvodného jednání, příp. k automatizovanému rozhodnutí o tom, zda přistoupí Poskytovatel k dalšímu jednání o poskytnutí služby. Právním základem je jak plnění právní povinnosti, tak ochrana oprávněných zájmů Poskytovatele a zájmů a majetku klientů Poskytovatele. Pokud s výsledkem takového posouzení nesouhlasíte, máte právo vyjádřit svůj názor, příp. požádat Poskytovatele o tzv. „lidský přezkum“, což v praxi znamená, že Vaši žádost přezkoumá některý z pracovníků Poskytovatele.
Mezi Elephant Orchestra a Poskytovatelem může pro účely vypořádání odměny proběhnout komunikace o stavu Vaší žádosti, příp. o tom, zda na základě předaných údajů došlo mezi Vámi a Poskytovatelem k uzavření smlouvy o příslušném finančním produktu či nikoliv a o výši finálně poskytnutých prostředků.
JAKÁ MÁTE V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ NAŠÍ SPOLEČNOSTÍ PRÁVA?
Žádost, dotaz, uplatnění práva či jiná podání budou vyřízena po jejím přijetí naší společností bez zbytečného odkladu, nejdéle do 30 dní. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit na dva měsíce. O takovém prodloužení bychom Vás však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti informovali.
V případě potřeby mohou být vyžadovány dodatečné informace pro přiřazení žadatele ke konkrétnímu subjektu. V odůvodněných případech může být požadována kontrola nebo ověření identifikace žadatele o výkon práv.
Výkon níže uvedených práv je bezplatný. Pokud by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že by se opakovaly, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.
Máte právo na:
1) Přístup k osobním údajům
Pokud využijete právo na přístup k osobním údajům, tak Vám poskytneme potvrzení, zda osobní údaje týkající se Vaší osoby zpracováváme či nikoli a pokud ano, tak od nás dostanete také individualizovaný přehled osobních údajů, které o Vás zpracováváme. K tomuto přehledu bude dále připojena i informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, kategoriích příjemců osobních údajů a době zpracování osobních údajů (tyto informace jsou Vám však dostupné v tomto dokumentu).
2) Opravu osobních údajů
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme nejsou správné, můžete nás požádat o jejich opravu.
3) Výmaz osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, máte právo požádat nás o jejich výmaz. Upozorňujeme, že v některých případech Vaše osobní údaje nemůžeme smazat ani když nás o to požádáte (např. proto, že jsme povinni tyto údaje zpracovávat na základě relevantní legislativy, nebo proto, že je potřebujeme k plnění smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli atd.).
4) Omezení zpracování osobních údajů
Pokud se rozhodnete využít tohoto práva, dojde k dočasnému omezení zpracování dotčených osobních údajů (nedochází tedy k jejich výmazu). Zpracování osobních údajů na Vaši žádost omezíme v následujících případech:
- pokud popíráte přesnost osobních údajů, omezíme zpracování Vašich osobních údajů po dobu, než dojde k rozhodnutí, zda správné jsou či nikoli,
- pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali bez dostatečného právního základu, ale Vy místo výmazu těchto údajů budete žádat omezení jejich zpracování,
- pokud bychom Vaše osobní údaje již nepotřebovali pro výše v této informaci uvedené účely zpracování, ale Vy byste je požadoval/a pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- pokud byste vznesl/a námitku proti zpracování osobních údajů, kdy po dobu vyhodnocení oprávněnosti vznešené námitky jsme povinni zpracování předmětných osobních údajů omezit.
5) Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů
V případě, že dané zpracování je založeno na oprávněném zájmu, můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace podat námitku proti takovému zpracování. Ve Vaší žádosti tedy prosím popište tuto konkrétní situaci. Následně provedeme posouzení Vaší žádosti a pokud nebudeme schopni prokázat, že máme závažné oprávněné důvody pro dané zpracování, které by převažovaly nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, resp., že dané osobní údaje potřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme ve zpracování Vašich osobních údajů pro daný účel pokračovat.
V případě, že vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu pro marketingové účely, budete tato námitka akceptována bez dalšího – jinými slovy, tuto námitku nemusíte nijak dokládat nebo odůvodňovat a my ji akceptujeme.
6) Přenositelnost osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, nebo na právním základě plnění smlouvy, můžete nás požádat o přenesení Vašich osobních údajů. V takovém případě Vám (nebo Vámi určenému subjektu) poskytneme osobní údaje, které se Vás týkají a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo z titulu plnění smlouvy, a které jste nám poskytnul/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Upozorňujeme Vás, že naše společnost neumožňuje přijetí osobních údajů od jiných správců, kterým byste dal/a pokyn k přenesení osobních údajů k nám.
7) Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
8) Podání stížnosti u dozorového úřadu
Na zpracování osobních údajů naší společností dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7- Holešovice. Více informací o tom, s čím a jak se na Úřad pro ochranu osobních údajů můžete obrátit, najdete na www.uoou.cz.
Jak na to, pokud chcete některé z Vašich výše uvedených práv uplatnit?
Obrátit se na nás můžete:
| Písemně |
E-mailem |
Elephant Orchestra, s.r.o. Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8 |
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Bohdan Šulák adresa: Rohanské nábř. 29, 186 00 Praha 8 - Karlín e-mail: bohdan.sulak@srovnejto.cz |
Na pověřence pro ochranu osobních údajů se můžete obrátit zejména tehdy, budete-li mít nějaký dotaz, komentář či podnět související s politikou zpracování a ochrany osobních údajů naší společnosti nebo nebudete-li spokojen/a s průběhem výkonu svého práva.
SMLUVNÍ PARTNEŘI SPOLEČNOSTI
Tato část obsahuje informace o zpracování osobních údajů pro potenciální, stávající a bývalé smluvní partnery společnosti – tj. fyzické osoby v rámci dodavatelských nebo obchodněprávních vztahů, resp. přiměřeně pro jejich zástupce (členy statutárních orgánů, odpovědné zaměstnance), pokud se jedná o právnické osoby. Pro větší přehlednost textu je v rámci této informace dále pro všechny výše uvedené skupiny používán výraz „smluvní partner“.
IDENTIFIKACE SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ – KDO JSME?
Správcem osobních údajů je společnost Elephant Orchestra, s.r.o., IČO: 032 72 974, se sídlem Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 229733 („Elephant Orchestra“).
KTERÉ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Údaje klientů související s poptávkou nebo smlouvou- Identifikační údaje – jméno, příjmení, tituly, datum narození, místo bydliště, rodné číslo, IČO, DIČ
- Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa sídla podnikání, korespondenční adresa, číslo bankovního účtu
- Životopis – údaje týkající se vzdělání, pracovních zkušeností, dovedností (pokud je součástí přihlášky do výběrového řízení)
- Informace, které se dobrovolně rozhodnete sdílet s Elephant Orchestra – rozsah této množiny osobních údajů bude velmi individuální, neboť závisí na tom, které osobní údaje se rozhodnete Elephant Orchestra sdělit (Příklad: společnost Elephant Orchestra nevyžaduje od zájemců o spolupráci fotografii. Nelze však vyloučit, že někteří zájemci o spolupráci fotografii svou nebo členů svého týmu společnosti Elephant Orchestra zašlou jako např. součást prezentace řešitelského týmu.)
PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Které právní základy pro zpracování osobních údajů naše společnost používá?
Naše společnost může Vaše osobní údaje zpracovávat pouze pro účely, ke kterým má příslušný právní základ zpracování. Vzhledem k postavení naší společnosti v rámci fungování dodavatelsko-odběratelských vztahů přichází jako právní základ v úvahu zpracování osobních údajů:
- je-li to nezbytné pro splnění smlouvy uzavřené s Vámi či pro provedení opatření před uzavřením této smlouvy na Vaši žádost;
- je-li to nezbytné pro splnění naší právní povinnosti;
- je-li to nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů („oprávněný zájem“);
- na základě Vašeho souhlasu.
Ke zpracování osobních údajů je tedy potřeba Váš souhlas pouze v případě, že nemáme v rámci daného účelu zpracování jiný právní základ.
Účely, pro které naše společnost osobní údaje zpracovává, lze rozdělit do následujících hlavních okruhů: plnění smlouvy, řízení rizik a zajišťování bezpečnosti včetně plnění právních povinností Elephant Orchestra jako zprostředkovatele spotřebitelského úvěru, vnitřní správa včetně rozvoje a zlepšování služeb.
Určení právního základu, podle nějž Vaše osobní údaje pro daný účel zpracováváme, je pro Vás důležité, protože na něm závisí rozsah práv, která vůči nám v souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete uplatnit.
Musím Vaší společnosti své osobní údaje poskytnout?
Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám ale Vaše osobní údaje odmítnete poskytnout pro účely zpracování, které mají jiný právní základ zpracování než Váš souhlas, nebude možné, abychom spolu navázali smluvní vztah, protože poskytnutí Vašich osobních údajů pro tyto účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy s Elephant Orchestra.
V případě souhlasu se zpracováním osobních údajů je poskytnutí osobních údajů pro účely definované v daném souhlasu vždy zcela na Vaší úvaze. Pokud zvažujete udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, rádi bychom Vás upozornili, že jeho udělení není předpokladem pro uzavření smlouvy. Váš souhlas můžete v každém případě kdykoli bezplatně odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
Jak se k mým osobním údajům dostáváte?
Zpracováváme osobní údaje, které:
- jste nám Vy sám sdělil / Vy sama sdělila;
- vznikají v rámci trvání smluvního vztahu s Elephant Orchestra;
- získáváme od třetích osob (např. od Vašeho zaměstnavatele, který Vaše jméno, příjmení, pracovní telefonní číslo a e-mailovou adresu uvede ve smlouvě, neboť jste kontaktní osobou pro řešení otázek spojených s danou smlouvou atd.).
ZA JAKÝMI ÚČELY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
| Účel zpracování: |
Výběr nových smluvních partnerů |
|
Bližší popis: |
Naše dodavatele si pečlivě vybíráme a ve většině případů vyhlašujeme výběrová řízení, ve kterém posuzujeme zkušenosti, složení řešitelského týmu, cenovou nabídku, kvalitu a vhodnost navrhovaného řešení pro Elephant Orchestra atd. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Příprava smlouvy, případně její změny v průběhu trvání |
|
Bližší popis: |
Řádná identifikace smluvních stran je nezbytnou náležitostí jakékoli smlouvy. Další rozsah osobních údajů, které budou ve smlouvě uvedeny, pak záleží na tom, o jakou smlouvu se jedná. Během trvání smlouvy může vyvstat potřeba její úpravy, ať už na základě naší vzájemné domluvy nebo v souvislosti s novými legislativními požadavky. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Řízení smluvního nebo obchodního vztahu během jeho trvání |
|
Bližší popis: |
Během trvání našeho smluvního vztahu spolu potřebujeme komunikovat, aby byla zajištěna vzájemná spokojenost a hladký průběh plnění smlouvy. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Účetní a daňová agenda |
|
Bližší popis: |
Jako podnikatelský subjekt jsme povinni vést účetní a daňové záznamy v souladu s platnou legislativou. V nezbytně nutné míře pro to můžeme využít i údaje smluvních partnerů, a to včetně situace, kdy potřebujeme našemu partnerovi odůvodnit námi fakturovanou částku. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Sporná agenda: určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků vč. vymáhání pohledávek |
|
Bližší popis: |
Bohužel, někdy se může stát, že se nám nepodaří najít společnou řeč. Pokud mezi námi vznikne spor, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou a bude předložen k řešení soudu nebo příslušnému orgánu dohledu, použijeme pro ochranu našich práv v nezbytném rozsahu i Vaše osobní údaje. Vaše osobní údaje můžeme rovněž použít za účelem vymáhání našich nároků či v rámci jednání se třetími stranami, které mají zájem o postoupení naší pohledávky za Vámi, včetně realizace tohoto postoupení. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zajištění bezpečnosti |
|
Bližší popis: |
Za účelem zajištění bezpečnosti majetku naší společnosti a ochrany dat je na naší centrále na vybraných místech instalován kamerový systém. Kamerový systém neporušuje právo na soukromí a důstojnost snímaných osob. V rámci bezpečnostních opatření dále můžeme např. vést kontaktní seznam našich dodavatelů atd. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Spolupráce s orgány dohledu |
|
Bližší popis: |
Na naši činnost dohlíží některé orgány státní správy jako je Česká národní banka, Úřad pro ochranu osobních údajů, Česká obchodní inspekce nebo Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Výkon činnosti pověřence pro ochranu osobních údajů a zpracování žádostí subjektů údajů o výkon práv |
|
Bližší popis: |
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je mj. kontaktním místem pro subjekty osobních údajů a v rámci výkonu jeho funkce mu rovněž přísluší monitorování souladu naší společnosti s legislativou ochrany osobních údajů a z tohoto titulu má přístup k námi zpracovávaným osobním údajům. Rovněž jsme povinni zpracovávat osobní údaje v souvislosti se žádostí o výkon práv dle GDPR, kterou případně subjekt údajů podá. |
|
Právní základ: |
|
JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Vaše osobní údaje zpracováváme zásadně po dobu trvání smluvního vztahu se společností Elephant Orchestra. Po skončení našeho smluvního vztahu jsou dále uchovávány pouze ty dokumenty, resp. osobní údaje, pro jejichž uchování nám svědčí oprávněný zájem (případná obrana našich zájmů v případě sporu), a to po dobu 4 let od skončení smluvního vztahu s Elephant Orchestra a/nebo ty dokumenty, resp. osobní údaje, které jsme povinni uchovávat na základě relevantních právních předpisů.
Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou jste nám souhlas udělil/a, resp. do okamžiku než svůj souhlas odvoláte.
V souladu se zásadou minimalizace dat zpracováváme vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebujeme pro daný účel a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, resp. anonymizovány.
JSOU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY V ZAHRANIČÍ?
V rámci Evropského hospodářského prostoru („EHP“) platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.
V některých případech se může stát, že naši dodavatelé osobní údaje zpracovávají ve třetích zemích (tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků.
S KÝM VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?
Obecně řečeno je příjemcem osobních údajů každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny. Dle povahy situace tedy příjemcem osobních údajů může být buď jiný správce osobních údajů (sám určuje účely a prostředky zpracování těchto osobních údajů) nebo zpracovatel osobních údajů (zpracovává osobní údaje pro správce osobních údajů).
Společnost Elephant Orchestra Vaše osobní údaje zásadně nesdílí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byla povinna či oprávněna na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo byste nám k němu udělili souhlas.
Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, které Elephant Orchestra spravuje, vždy pečlivě prověřujeme a dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.
Poskytovatelé služeb
- Účetní společnosti,
- Auditorské společnosti,
- Společnosti poskytující právní služby,
- Společnosti zabývající se personalistikou a vzděláváním,
- Společnosti poskytující IT služby,
- Společnosti zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů.
JAKÁ MÁTE V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ NAŠÍ SPOLEČNOSTÍ PRÁVA?
Žádost, dotaz, uplatnění práva či jiná podání budou vyřízena po jejím přijetí naší společností bez zbytečného odkladu, nejdéle do 30 dní. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit na dva měsíce. O takovém prodloužení bychom Vás však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti informovali.
V případě potřeby mohou být vyžadovány dodatečné informace pro přiřazení žadatele ke konkrétnímu subjektu. V odůvodněných případech může být požadována kontrola nebo ověření identifikace žadatele o výkon práv.
Výkon níže uvedených práv je bezplatný. Pokud by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že by se opakovaly, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.
Máte právo na:
1) Přístup k osobním údajům
Pokud využijete právo na přístup k osobním údajům, tak Vám poskytneme potvrzení, zda osobní údaje týkající se Vaší osoby zpracováváme či nikoli a pokud ano, tak od nás dostanete také individualizovaný přehled osobních údajů, které o Vás zpracováváme. K tomuto přehledu bude dále připojena i informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, kategoriích příjemců osobních údajů a době zpracování osobních údajů (tyto informace jsou Vám však dostupné v tomto dokumentu).
2) Opravu osobních údajů
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme nejsou správné, můžete nás požádat o jejich opravu.
3) Výmaz osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, máte právo požádat nás o jejich výmaz. Upozorňujeme, že v některých případech Vaše osobní údaje nemůžeme smazat ani když nás o to požádáte (např. proto, že jsme povinni tyto údaje zpracovávat na základě relevantní legislativy, nebo proto, že je potřebujeme k plnění smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli atd.).
4) Omezení zpracování osobních údajů
Pokud se rozhodnete využít tohoto práva, dojde k dočasnému omezení zpracování dotčených osobních údajů (nedochází tedy k jejich výmazu). Zpracování osobních údajů na Vaši žádost omezíme v následujících případech:
- pokud popíráte přesnost osobních údajů, omezíme zpracování Vašich osobních údajů po dobu, než dojde k rozhodnutí, zda správné jsou či nikoli,
- pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali bez dostatečného právního základu, ale Vy místo výmazu těchto údajů budete žádat omezení jejich zpracování,
- pokud bychom Vaše osobní údaje již nepotřebovali pro výše v této informaci uvedené účely zpracování, ale Vy byste je požadoval/a pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- pokud byste vznesl/a námitku proti zpracování osobních údajů, kdy po dobu vyhodnocení oprávněnosti vznešené námitky jsme povinni zpracování předmětných osobních údajů omezit.
5) Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů
V případě, že dané zpracování je založeno na oprávněném zájmu, můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace podat námitku proti takovému zpracování. Ve Vaší žádosti tedy prosím popište tuto konkrétní situaci. Následně provedeme posouzení Vaší žádosti a pokud nebudeme schopni prokázat, že máme závažné oprávněné důvody pro dané zpracování, které by převažovaly nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, resp., že dané osobní údaje potřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme ve zpracování Vašich osobních údajů pro daný účel pokračovat.
6) Přenositelnost osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, nebo na právním základě plnění smlouvy, můžete nás požádat o přenesení Vašich osobních údajů. V takovém případě Vám (nebo Vámi určenému subjektu) poskytneme osobní údaje, které se Vás týkají a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo z titulu plnění smlouvy, a které jste nám poskytnul/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Upozorňujeme Vás, že naše společnost neumožňuje přijetí osobních údajů od jiných správců, kterým byste dal/a pokyn k přenesení osobních údajů k nám.
7) Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
8) Podání stížnosti u dozorového úřadu
Na zpracování osobních údajů naší společností dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7- Holešovice. Více informací o tom, s čím a jak se na Úřad pro ochranu osobních údajů můžete obrátit, najdete na www.uoou.cz.
Jak na to, pokud chcete některé z Vašich výše uvedených práv uplatnit?
Obrátit se na nás můžete:
| Písemně |
E-mailem |
Elephant Orchestra, s.r.o. Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8 |
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Bohdan Šulák adresa: Rohanské nábř. 29, 186 00 Praha 8 - Karlín e-mail: bohdan.sulak@gmail.com |
Na pověřence pro ochranu osobních údajů se můžete obrátit zejména tehdy, budete-li mít nějaký dotaz, komentář či podnět související s politikou zpracování a ochrany osobních údajů naší společnosti nebo nebudete-li spokojen/a s průběhem výkonu svého práva.
UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ, ZAMĚSTNANCI A ČLENOVÉ ORGÁNŮ SPOLEČNOSTI
Tato část obsahuje informace o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání, stávající a bývalé zaměstnance a členy orgánů společnosti. Pro větší přehlednost textu je v rámci této informace dále pro všechny výše uvedené skupiny používán výraz „zaměstnanec“.
IDENTIFIKACE SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ – KDO JSME?
Správcem osobních údajů je společnost Elephant Orchestra, s.r.o., IČO: 032 72 974, se sídlem Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 229733 („Elephant Orchestra“).
KTERÉ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Údaje sdělené v rámci náborového procesu- Identifikační údaje – jméno, příjmení, tituly, datum narození, místo bydliště
- Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční adresa
- Informace o Vašem imigračním statusu – pouze je-li to relevantní.
- Životopis a motivační dopis – údaje týkající se Vašeho vzdělání, pracovních zkušeností, dovedností a motivace pro práci v Elephant Orchestra.
- Pracovní reference – doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření.
- Údaje vzešlé z pohovorů – poznámky a poznatky z osobních či telefonických rozhovorů s Vámi.
- Informace, které se dobrovolně rozhodnete sdílet s Elephant Orchestra – rozsah této množiny osobních údajů bude velmi individuální, neboť závisí na tom, které osobní údaje se rozhodnete Elephant Orchestra sdělit.
Kromě výše uvedených údajů jde o následující údaje:
- Identifikační údaje – rodné příjmení, předchozí příjmení, místo narození, rodinný stav, státní příslušnost, číslo OP
- Kontaktní údaje – adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa
- Údaje potřebné pro zpracování mzdové agendy a povinných odvodů - rodné číslo (ID zdr. pojištění u cizinců), číslo bankovního účtu, kód banky a název banky pro zasílání mzdy; jméno, příjmení a rodné číslo Vašeho manžela/manželky/registrovaného partnera či registrované partnerky; jména, příjmení a rodná čísla Vašich dětí; informace o tom, zda uplatňujete nárok na daňové zvýhodnění (včetně kopií rodných listů Vašich dětí a potvrzení druhého z manželů, že nárok na daňové zvýhodnění neuplatňuje on, a u zletilých dětí potvrzení o studiu); informace o tom, zda jste v invalidním (pokud ano, tak kterého stupně) či starobním důchodu anebo držitelem průkazu ZTP/P včetně data vznesení nároku; údaje o mzdách; údaje o dovolených; údaje o cestovném/výdajích; záznamy o využívání služebního mobilního telefonu, pokud Vám byl přidělen; záznamy o pohybu služebního vozidla, pokud Vám bylo přiděleno
- Údaje o docházce, výkonnosti a případných disciplinárních řízeních
- Výpisy z rejstříku trestů
- Údaje o absolvovaných školeních
- Údaje shromažďované bezpečnostními systémy – záznamy z kamerového systému na centrále, záznamy o pohybu v rámci budovy centrály
- Údaje týkající se toho, jak používáte svěřené IT vybavení – logy
- Výsledky povinných pracovnělékařských prohlídek
- Záznamy telefonických hovorů – týká se pouze vybraných pracovních pozic v rámci Elephant Orchestra
PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Které právní základy pro zpracování osobních údajů naše společnost používá?
Naše společnost může Vaše osobní údaje zpracovávat pouze pro účely, ke kterým má příslušný právní základ zpracování. Vzhledem k postavení naší společnosti jako zaměstnavatele přichází jako právní základ v úvahu zpracování osobních údajů:
- je-li to nezbytné pro splnění smlouvy uzavřené s Vámi či pro provedení opatření před uzavřením této smlouvy na Vaši žádost;
- je-li to nezbytné pro splnění naší právní povinnosti;
- je-li to nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů („oprávněný zájem“);
- na základě Vašeho souhlasu.
Ke zpracování osobních údajů je tedy potřeba Váš souhlas pouze v případě, že nemáme v rámci daného účelu zpracování jiný právní základ.
Účely, pro které naše společnost osobní údaje zpracovává, lze rozdělit do následujících hlavních okruhů: plnění smlouvy, obsluha zaměstnance, řízení rizik a zajišťování bezpečnosti včetně plnění právních povinností Elephant Orchestra jako zaměstnavatele, vnitřní správa včetně rozvoje a zlepšování služeb.
Určení právního základu, podle nějž Vaše osobní údaje pro daný účel zpracováváme, je pro Vás důležité, protože na něm závisí rozsah práv, která vůči nám v souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete uplatnit.
Musím Vaší společnosti své osobní údaje poskytnout?
Poskytnutí osobních údajů je vždy dobrovolné. V případě, že nám ale Vaše osobní údaje odmítnete poskytnout pro účely zpracování, které mají jiný právní základ zpracování než Váš souhlas, nebude možné, abyste se stal/a naším zaměstnancem, protože poskytnutí Vašich osobních údajů pro tyto účely je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy s Elephant Orchestra.
V případě souhlasu se zpracováním osobních údajů je poskytnutí osobních údajů pro účely definované v daném souhlasu vždy zcela na Vaší úvaze. Pokud zvažujete udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, rádi bychom Vás upozornili, že jeho udělení není předpokladem pro uzavření smlouvy. Váš souhlas můžete v každém případě kdykoli bezplatně odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
Jak se k mým osobním údajům dostáváte?
Zpracováváme osobní údaje, které:
- jste nám Vy sám sdělil / Vy sama sdělila;
- vznikají v rámci Vaší pracovní činnosti pro Elephant Orchestra;
- získáváme od třetích osob (např. od recruitingových agentur, případně reference od předchozích zaměstnavatelů atd.).
ZA JAKÝMI ÚČELY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
| Účel zpracování: |
Nábor zaměstnanců na nové či uvolněné pracovní pozice (Recruitment) |
|
Bližší popis: |
Aktivně vyhledáváme lidi, kteří by mohli být novými členy týmu Elephant Orchestra. U našich budoucích kolegů potřebujeme vyhodnotit, zda mají vzdělání, zkušenosti, dovednosti a osobnostní předpoklady potřebné pro obsazovanou pozici. V případě, že jste ve výběrovém řízení na určitou pozici nebyl/a úspěšná a dáte nám souhlas s tím, abychom si tyto údaje ponechali pro případ, že by se u nás uvolnila jiná, pro Vás případně zajímavá pozice, uchováme Váš životopis a případně další Vámi sdělené relevantní informace. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Příprava pracovní smlouvy, případně její změny v průběhu trvání |
|
Bližší popis: |
Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou, která musí být uzavřena v písemné podobě. V pracovní smlouvě jsou zachycena naše vzájemná práva a povinnosti. V průběhu pracovního poměru se také může stát, že bude třeba smlouvu změnit. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zúčtování mezd včetně povinných odvodů, součinností a cestovních náhrad |
|
Bližší popis: |
Mzda Vám nepřísluší jen na základě smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli, ale dokonce na základě zákona. Naše účtárna se stará o to, aby Vám každý měsíc na účet dorazila Vaše čistá mzda ve výši, která Vám náleží včetně případných cestovních náhrad, očištěná od daně z příjmů a dalších povinných odvodů. V případě, že z nějakého důvodu bude existovat vykonatelné rozhodnutí o srážkách z Vaší mzdy (např. z důvodu exekuce na Váš majetek) budeme povinni Vaše osobní údaje zpracovávat, abychom takovému rozhodnutí vyhověli. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Evidence docházky |
|
Bližší popis: |
Pomocí elektronických snímačů čipových karet u vstupu do prostor, ve kterých je umístěno sídlo Elephant Orchestra, je monitorován příchod a odchod zaměstnanců do zaměstnání. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Evidence čerpání dovolené |
|
Bližší popis: |
V Elephant Orchestra chápeme, že někdy je potřeba si odpočinout a dobít baterky – i proto dáváme našim zaměstnancům jeden týden placené dovolené navíc. Aby z toho ale nebylo týdnů třeba šest nebo deset, nebo naopak, abyste o nějaký ten den dovolené nebyli ošizeni, musíme čerpanou dovolenou evidovat. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Evidence přiděleného majetku |
|
Bližší popis: |
V účetním informačním systému evidujeme svěřené vybavení (notebooky, mobily, služební auta atd.), které jsme Vám poskytnuli k plnění Vašich pracovních povinností. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Administrace školení a kurzů |
|
Bližší popis: |
Osobnostní a kvalifikační rozvoj našich zaměstnanců podporujeme rovněž prostřednictvím vzdělávání zaměstnanců. Některá školení jsou zákonným požadavkem. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Pracovnělékařské prohlídky |
|
Bližší popis: |
Pracovnělékařské prohlídky v rozsahu a termínech stanovených právními předpisy jsou opatřením sloužícím k ochraně zdraví zaměstnanců. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Správa služebních mobilních telefonů a/nebo automobilů |
|
Bližší popis: |
Zaměstnanci, kterým je přidělen služební mobilní telefon, jsou při jeho převzetí poučeni, že jej smí používat pouze pro pracovní záležitosti. V případě, že zaměstnanec překročí jemu přidělený limit pro čerpání služeb mobilního operátora a dojde ke sporu, zda služby byly čerpány pro pracovní či soukromé účely, může zaměstnavatel využít detailní rozpis využitých služeb mobilního operátora. Služební automobily jsou vybaveny GPS jednotkou, která sleduje jejich pohyb. Uživatelé služebních automobilů jsou poučeni o tom, že před zahájením jízdy pro soukromé účely mohou GPS jednotku jednoduchým způsobem deaktivovat. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zajištění zákaznické spokojenosti (monitoring kvality služeb, přání, reklamace a spory) |
|
Bližší popis: |
Máme zájem poskytovat našim klientům služby na špičkové úrovni. Za tímto účelem provádíme jednak preventivní opatření s cílem zajistit setrvalou kvalitu služeb poskytovaných našimi zaměstnanci (např. náslechy hovorů, resp. monitoring nahrávek hovorů atd.) a dále také reaktivní opatření v případě, že klient má nějaké přání či podnět týkající se našich služeb nebo pokud se v komunikaci s klientem něco pokazí (řešení reklamací a pokud je to nevyhnutelné, řešení sporů). V rámci této agendy dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců společnosti v nezbytně nutném rozsahu. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zajištění bezpečnosti |
|
Bližší popis: |
Za účelem zajištění bezpečnosti majetku naší společnosti a ochrany dat je na naší centrále na vybraných místech instalován kamerový systém. Kamerový systém neporušuje právo na soukromí a důstojnost zaměstnanců. V souvislosti s využíváním svěřeného IT vybavení a informačních systémů zaměstnanci jsou sbírány logy. Jedná se v podstatě o deník transakcí provedených během pracovní činnosti, přičemž sběr těchto logů probíhá za účelem splnění požadavků na bezpečnost a požadavků různých právních předpisů. O pohybu zaměstnance na internetu nejsou logy pořizovány. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Sporná agenda: určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků vč. vymáhání pohledávek |
|
Bližší popis: |
Bohužel, někdy se může stát, že se nám nepodaří najít společnou řeč. Pokud mezi námi vznikne spor, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou a bude předložen k řešení soudu nebo příslušnému orgánu dohledu, použijeme pro ochranu našich práv v nezbytném rozsahu i Vaše osobní údaje. Vaše osobní údaje můžeme rovněž použít za účelem vymáhání našich nároků či v rámci jednání se třetími stranami, které mají zájem o postoupení naší pohledávky za Vámi, včetně realizace tohoto postoupení. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Spolupráce s orgány dohledu |
|
Bližší popis: |
Na naši činnost dohlíží některé orgány státní správy jako je Česká národní banka, Úřad pro ochranu osobních údajů, Česká obchodní inspekce nebo Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. V rámci požadované součinnosti s těmito orgány může dojít k předání Vašich osobních údajů. Obdobně to platí i pro úřad Finančního arbitra, který ovšem není orgánem dohledu. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Výkon činnosti pověřence pro ochranu osobních údajů a zpracování žádostí subjektů údajů o výkon práv |
|
Bližší popis: |
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů je mj. kontaktním místem pro subjekty osobních údajů a v rámci výkonu jeho funkce mu rovněž přísluší monitorování souladu naší společnosti s legislativou ochrany osobních údajů a z tohoto titulu má přístup k námi zpracovávaným osobním údajům. Rovněž jsme povinni zpracovávat osobní údaje v souvislosti se žádostí o výkon práv dle GDPR, kterou případně subjekt údajů podá. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Účetní a daňová agenda |
|
Bližší popis: |
Jako podnikatelský subjekt jsme povinni vést účetní a daňové záznamy v souladu s platnou legislativou. V nezbytně nutné míře pro to můžeme využít i údaje zaměstnanců, a to včetně situace, kdy potřebujeme našemu partnerovi odůvodnit námi fakturovanou částku. |
|
Právní základ: |
|
| Účel zpracování: |
Zpracování pošty a oběh dokumentů |
|
Bližší popis: |
Aby naše společnost řádně fungovala, tj. abychom mohli zajistit fungování našich vnitřních postupů a procesů, musíme zajistit oběh dokumentů a informací uvnitř i vně naší společnosti včetně zpracování a evidence odchozí a příchozí korespondence a provozu e-mailových schránek na doméně @Elephant Orchestra. Zaměstnanci nesmí tyto e-mailové schránky využívat pro soukromé účely. |
|
Právní základ: |
|
NAHRÁVÁNÍ TELEFONNÍCH HOVORŮ V RÁMCI CALL CENTRA
Telefonní hovory všech zaměstnanců pracujících na call-centru společnosti s klienty jsou nahrávány. Nahrávky jsou vyhodnocovány a dochází rovněž k jejich archivaci.
Zaměstnanci jsou s touto skutečností seznámeni v rámci vyjednávání o vzniku pracovního poměru a rovněž v rámci úvodního školení.
Právní základ:
- Plnění právní povinnosti (zákon č. 257/2016 Sb., o spotřebitelském úvěru, ve znění pozdějších předpisů)
- Oprávněný zájem
JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Vaše osobní údaje zpracováváme zásadně po dobu trvání Vašeho zaměstnání u společnosti Elephant Orchestra. Po skončení Vašeho zaměstnání jsou dále uchovávány pouze ty dokumenty, resp. osobní údaje, pro jejichž uchování nám svědčí oprávněný zájem (případná obrana našich zájmů v případě sporu), a to po dobu 4 let od skončení Vašeho zaměstnání u Elephant Orchestra a/nebo ty dokumenty, resp. osobní údaje, které jsme povinni uchovávat na základě právních předpisů (tedy v některých případech po dobu až 30 let).
V případě, že jste se o zaměstnání u Elephant Orchestra ucházel/a neúspěšně a nedal/a jste nám souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro případ, že by se v budoucnu objevila jiná volná pozice, která by Vás mohla zajímat, jsou Vaše osobní údaje zlikvidovány po skončení výběrového řízení na danou pozici.
Osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou jste nám souhlas udělil/a, resp. do okamžiku, než svůj souhlas odvoláte.
V souladu se zásadou minimalizace dat zpracováváme vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebujeme pro daný účel a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, resp. anonymizovány.
JSOU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY V ZAHRANIČÍ?
V rámci Evropského hospodářského prostoru („EHP“) platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.
V některých případech se může stát, že naši dodavatelé osobní údaje zpracovávají ve třetích zemích (tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků.
S KÝM VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?
Obecně řečeno je příjemcem osobních údajů každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny. Dle povahy situace tedy příjemcem osobních údajů může být buď jiný správce osobních údajů (sám určuje účely a prostředky zpracování těchto osobních údajů) nebo zpracovatel osobních údajů (zpracovává osobní údaje pro správce osobních údajů).
Společnost Elephant Orchestra Vaše osobní údaje zásadně nesdílí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byla povinna či oprávněna na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo byste nám k němu udělili souhlas.
Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, které Elephant Orchestra spravuje, vždy pečlivě prověřujeme a dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.
Poskytovatelé finančních produktů
- nebankovní poskytovatelé úvěrů
- zprostředkovatelé úvěrů
- banky
Poskytovatelé služeb
- Účetní společnosti,
- Auditorské společnosti,
- Společnosti poskytující právní služby,
- Společnosti zabývající se personalistikou a vzděláváním,
- Společnosti poskytující služby mzdové účtárny,
- Společnosti poskytující pracovnělékařské služby,
- Společnosti poskytující IT služby,
- Společnosti zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů,
JAKÁ MÁTE V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ NAŠÍ SPOLEČNOSTÍ PRÁVA?
Žádost, dotaz, uplatnění práva či jiná podání budou vyřízena po jejím přijetí naší společností bez zbytečného odkladu, nejdéle do 30 dní. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit na dva měsíce. O takovém prodloužení bychom Vás však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti informovali.
V případě potřeby mohou být vyžadovány dodatečné informace pro přiřazení žadatele ke konkrétnímu subjektu. V odůvodněných případech může být požadována kontrola nebo ověření identifikace žadatele o výkon práv.
Výkon níže uvedených práv je bezplatný. Pokud by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že by se opakovaly, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.
Máte právo na:
1) Přístup k osobním údajům
Pokud využijete právo na přístup k osobním údajům, tak Vám poskytneme potvrzení, zda osobní údaje týkající se Vaší osoby zpracováváme či nikoli a pokud ano, tak od nás dostanete také individualizovaný přehled osobních údajů, které o Vás zpracováváme. K tomuto přehledu bude dále připojena i informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, kategoriích příjemců osobních údajů a době zpracování osobních údajů (tyto informace jsou Vám však dostupné v tomto dokumentu).
2) Opravu osobních údajů
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme nejsou správné, můžete nás požádat o jejich opravu.
3) Výmaz osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, máte právo požádat nás o jejich výmaz. Upozorňujeme, že v některých případech Vaše osobní údaje nemůžeme smazat ani když nás o to požádáte (např. proto, že jsme povinni tyto údaje zpracovávat na základě relevantní legislativy, nebo proto, že je potřebujeme k plnění smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli atd.).
4) Omezení zpracování osobních údajů
Pokud se rozhodnete využít tohoto práva, dojde k dočasnému omezení zpracování dotčených osobních údajů (nedochází tedy k jejich výmazu). Zpracování osobních údajů na Vaši žádost omezíme v následujících případech:
- pokud popíráte přesnost osobních údajů, omezíme zpracování Vašich osobních údajů po dobu, než dojde k rozhodnutí, zda správné jsou či nikoli,
- pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali bez dostatečného právního základu, ale Vy místo výmazu těchto údajů budete žádat omezení jejich zpracování,
- pokud bychom Vaše osobní údaje již nepotřebovali pro výše v této informaci uvedené účely zpracování, ale Vy byste je požadoval/a pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- pokud byste vznesl/a námitku proti zpracování osobních údajů, kdy po dobu vyhodnocení oprávněnosti vznešené námitky jsme povinni zpracování předmětných osobních údajů omezit.
5) Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů
V případě, že dané zpracování je založeno na oprávněném zájmu, můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace podat námitku proti takovému zpracování. Ve Vaší žádosti tedy prosím popište tuto konkrétní situaci. Následně provedeme posouzení Vaší žádosti a pokud nebudeme schopni prokázat, že máme závažné oprávněné důvody pro dané zpracování, které by převažovaly nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, resp., že dané osobní údaje potřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme ve zpracování Vašich osobních údajů pro daný účel pokračovat.
6) Přenositelnost osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, nebo na právním základě plnění smlouvy, můžete nás požádat o přenesení Vašich osobních údajů. V takovém případě Vám (nebo Vámi určenému subjektu) poskytneme osobní údaje, které se Vás týkají a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo z titulu plnění smlouvy, a které jste nám poskytnul/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Upozorňujeme Vás, že naše společnost neumožňuje přijetí osobních údajů od jiných správců, kterým byste dal/a pokyn k přenesení osobních údajů k nám.
7) Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
V případě, že dané zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
8) Podání stížnosti u dozorového úřadu
Na zpracování osobních údajů naší společností dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7- Holešovice. Více informací o tom, s čím a jak se na Úřad pro ochranu osobních údajů můžete obrátit, najdete na www.uoou.cz.
Jak na to, pokud chcete některé z Vašich výše uvedených práv uplatnit?
Obrátit se na nás můžete:
| Písemně |
E-mailem |
Elephant Orchestra, s.r.o. Rohanské nábřeží 678/29, Karlín, 186 00 Praha 8 |
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Bohdan Šulák adresa: Rohanské nábř. 29, 186 00 Praha 8 - Karlín e-mail: bohdan.sulak@srovnejto.cz |
Na pověřence pro ochranu osobních údajů se můžete obrátit zejména tehdy, budete-li mít nějaký dotaz, komentář či podnět související s politikou zpracování a ochrany osobních údajů naší společnosti nebo nebudete-li spokojen/a s průběhem výkonu svého práva.